Le Fruit de 15 ans d‘expérience sur le DOCUMENT exploité en tant que vecteur de l’information
Depuis sa création en 1995 la société ADDPI, en tant qu’éditeur de logiciels, axe son offre sur les solutions de gestion et de valorisation des documents (GED, LAD, RAD, OCR, Workflow, Output-Management). Elle a réuni ses développements dans FORMULARY-SUITE, un catalogue de logiciels qui couvrent la diversité de besoins liés à la gestion des flux documentaires. FORMVISUALL, le logiciel de gestion électronique de documents et d’informations (GED-GEIDE) apporte une maîtrise de tous les documents : gestion du courrier, des factures, des bons de livraison, des bulletins de paie...
Structurer l’information présente sur les documents
Les données déjà contenues dans la base de données d’un ERP sont structurées. Mais il y a nécessité de structurer les données volatiles véhiculées sur les documents reçus qu’ils soient au format papier ou électronique (e-mail et télécopies). Le document reste au cœur de nombreux processus et demeure le support de l’information par excellence. Toute l’activité des entreprises s’exerce au travers de différents documents que ce soient des bons de commande envoyés, des bons de commande reçus, des factures envoyées, des factures reçues, des bons de livraison ou de simples courriers. Les entreprises qui gèrent des flux documentaires dans des volumes importants sont souvent confrontées à la nécessité de structurer l’information véhiculée sur les documents entrants/reçus. Elles peuvent également avoir besoin de mettre en forme les documents sortants pour leur donner une esthétique valorisante et y intégrer les codes-barres qui permettront de les indexer automatiquement lorsqu’ils seront retournés. Les documents sortants revêtus d’un code-barres sont faciles à indexer lorsqu’ils sont retournés : ils deviennent des documents entrants pour lesquels la lecture du code barre peut suffire à l'indexation.
Gestion des documents sortants
Grâce aux différents modules disponibles au catalogue de la société ADDPI, FORMVISUALL s’adapte aux différentes plate-formes (AS400, Windows, Unix) et s’interface facilement aux ERPs, progiciels et applicatifs métier qui peuvent l’alimenter avec les éditions (documents sortants).
Gestion des documents entrants
Les logiciels de LAD-RAD-OCR de la suite FORMULARY permettent d’automatiser l’alimentation de FORMVISUALL avec les documents reçus (documents entrants). Cela au travers de différentes solutions qui offrent de vastes possibilités allant de la lecture questionnaires (QCM) à la saisie automatique de factures en passant par l’indexation automatique de documents via lecture de codes-barres ou par reconnaissance de la mise en forme. Dans le cadre de la LAD-RAD, un moteur OCR est exploité pour capturer et structurer toute l’information véhiculée sur les documents. Les documents en provenance d’un scanner, d’un fax, de la messagerie (…) peuvent être indexés et dispatchés automatiquement au personnes concernées en fonction des données qui y figurent.
Une gestion électronique de documents ergonomique et intuitive
FORMVISUALL est éclectique en terme de fonctionnalités et offre une ergonomie sans pareil. Son principal point fort réside dans les astuces de conception qui permettent une utilisation intuitive tout en tirant partie du workflow documentaire intégré. Une interface conviviale de vidéo-codage et d’indexation, un moteur de recherche simple et complet, des listes de collectes interactives, une mémorisation des recherches courantes… Toutes les caractéristiques fonctionnelles ont été pensées pour l’utilisateur afin de lui offrir le meilleur confort de travail possible avec une bonne visibilité d’ensemble. En fonction des besoins de l’entreprise, la richesse des fonctionnalités pourra être exploitée pour rendre le travail efficace : alertes personnalisées, sécurisation, signature électronique, post-it électroniques, exportations pour gravure, workflow… FORMVISUALL facilite l’indexation et la recherche des documents en fonction des données de l’entreprise avec des catégories de classement paramétrables. De la sorte, chaque utilisateur retrouve les documents utiles que ce soit directement dans la GED ou au travers de l’ERP pour lequel un connecteur est mis à disposition. Pour une alimentation automatique de la GED/GEIDE avec les documents entrant/reçus, il est possible de faire appel aux solutions de LAD/RAD de la suite FORMULARY.
Indexation et recherches multicritères
FORMVISUALL est une GED-GEIDE connectable aux ERPs et aux systèmes d’information existants, elle s’appuie donc sur une indexation multicritère des documents.
Les index peuvent être des dates, des valeurs numériques, des valeurs alphanumériques (textes). Ces index renseignent des catégories de classement généralement désignées par le terme « critères ». L'indexation permet de trouver les documents avec des recherches multicritères (requêtes/recherches croisées). Néanmoins, pour satisfaire une large diversité d’utilisateur, des vues arborescentes peuvent être déployées pour accéder aux documents.
La recherche est facilitée par un ingénieux système d'onglets qui aménage l'espace pour une sélection progressive et intuitive des critères de recherche tout en maintenant la visibilité.
Les listes de collecte permettent de regrouper, de réordonner et d'affiner la sélection des documents trouvés. Les requêtes, qui peuvent être riches (recherches croisées), sont composées de façon intuitive sans connaissance technique particulière. Ces requêtes peuvent être mémorisées pour faciliter les routines de travail.
Connecteurs GED pour ERP
Le connecteur pour les différents applicatifs est fourni sous la forme d’une base de données ouverte qui peut être requêtée par un ERP ou un applicatif quelconque. Sur certaines plate-formes spécifiques comme l’AS400* , la société ADDPI est en mesure de créer les points d’accès au documents pour les écrans d’un applicatif.
*AS400 : est aussi nommé "OS400", "iSeries" ou "Power".
Workflow documentaire
La mise en oeuvre d'un système d'information coopératif commence par la modélisation des processus à automatiser.
Pour chaque étape du travail à effectuer, il faudra déterminer qui fait quoi par rapport à un document. Le Workflow documentaire intégré à FORMVISUALL est paramétrable pour chaque type de document afin d’épouser les différentes procédures organisationnelles.
L’objectif et de tracer les actions ou les validations des utilisateurs qui interagissent avec les documents pour faciliter un travail collaboratif dans l’entreprise. Ce partage de l'information, que le Worflow optimise, doit cependant permettre de respecter la confidentialité. FORMVISUALL intègre, à cet effet, une sécurisation complète et paramétrable. Les utilisateurs n’auront accès qu’aux informations qui les concernent. Le Workflow documentaire de FORMVISUALL peut être utilisé pour la mise en place de procédure du type BPM* dans les processus liés aux documents.
*BPM : "Business Process Management" littéralement traduisible de l'Anglais par "Gestion des Processus Métier". Désigne la modélisation et la gestion des procédures ou routines de travail qui permettent d'atteindre les objectifs d'une organisation.
Client web pour Intranet ou publication Internet
FORMVISUALL-for-web est une version client-léger/client-web qui
répond aux besoins émergents :
- Déploiement de FORMVISUALL pour la consultation en client léger
(Internet Explorer ou Firefox);
- Consultation sécurisée des documents comptables et commerciaux
(via Internet ou un Intranet) ;
- Consultation des factures et autres documents par les clients sur Internet.
Les avantages procurés par le client web de la GED sont nombreux :
- Fini les déploiements sur les PC utilisateurs ;
- Une seule version du logiciel à mettre à jour (celle du serveur web) ;
- Les utilisateurs sont "clients légers" ;
- Les utilisateurs sont "nomades" et retrouvent le même environnement sur n'importe quel PC. - …
GED et Output-Management
L’Output-Management est un processus de composition et de diffusion multicanal des documents à partir des éditions natives d’un ERP. C’est à dire un formatage, une mise en forme et un enrichissement des documents suivant un paramétrage établi en fonction des données présentes dans l’édition initiale.
Intercepter les données importantes de chaque page permet de recueillir les différents index de classement de l’archive PDF. L’Output-Management permet d’intégrer tout ce qui peut être nécessaire à l’amélioration du document y compris les codes-barres. Ces codes-barres permettront l’indexation automatique des documents retournés par fax, par e-mail ou par voie postale ; ce qui garantit une gestion optimale des documents transactionnels.
GED et Input-Management
L'Input-Management consiste à archiver automatiquement une copie électronique des documents reçus en les indexant dans une base de données.
L'indexation sert à renseigner des « critères » (catégories de classement) avec des « index ». Les index, qui peuvent être des dates, des valeurs numériques, des valeurs alphanumériques sont recueillies dans le document lui-même par le logiciel.
Quand le document reçu est un imprimé, les informations peuvent être capturées, après numérisation, par des procédés de Reconnaissance Automatique de Documents et de Lecture Automatique de Documents (RAD/LAD) qui s'appuient sur les technologies OCR (Optical Character Recognition : reconnaissance optique de caractères). Quand les documents sont reçus par des logiciels de télécopie/fax qui convertissent vers des formats d’image, des procédés similaires peuvent être mis en œuvre. Cette automatisation a pour but de renseigner très rapidement le système d'information et en particulier les logiciels de gestion (ERP, PGI, applicatif métier, GED) sur la présence de documents reçus et d'enclencher les traitements appropriés (validations humaines, saisies, actions à entreprendre) avec un Workflow. Grâce aux index, les documents reçus peuvent être appelés par les applications de gestion pour être visualisés au format PDF ou regroupés par des recherches croisées. FORMVISUALL présente l’avantage d’intégrer un Workflow documentaire et un système d’alertes par e-mail.
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