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Agence NORD :
Le Prieuré
67, rue Verte
59200 TOURCOING
+33 (0)3 20 68 48 00
Agence SUD :
2, rue Meynis
69003 LYON
+33 (0)4 78 57 06 85
Présence MAROC :
Sté DEVHORIZON
M. Zoubir KARROUT
19, Bd des FAR
Imm El Fahim 3
1400 KENITRA
+212 (0)5 373 758 42
www.devhorizon.net
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Dématérialisation et indexation des factures et autres documents sortants.
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Les logiciels d'Output-Management ou d'Editique de la suite FORMULARY permettent d'automatiser l'envoi des états/spools/documents produits par les ERPs/PGIs et les applications spécifiques. Lorsque les documents sortent des applicatifs, une remise en forme automatique et une indexation multicritère de la copie des documents est possible. La copie PDF des documents peut être indexée ou classée au moment de l'édition de ces documents. Ce qui constitue une étape possible de la dématérialisation des documents sortants. Les documents sortants sont les documents produits par les applicatifs de gestion et envoyés à des destinataires par voie postale sous forme d'imprimés ou par voie électronique avec les fax, le courriel ou la mise à disposition sur un site web. Les documents transmis dans des formats électroniques peuvent être qualifiés comme documents dématérialisés.
Une gestion de tous les types de documents et flux numériques qui véhiculent l'information est possible grâce aux différentes solutions logicielles proposées. La mise à disposition des documents sur les espaces privés des sites et portails web à partir des applicatifs existants est également facilitée. Diverses plate-formes sont couvertes avec des adaptations qui prennent en compte leurs spécificités :
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| L'Output-Management : Mise en forme de documents dynamique en fonction de vos données de gestion et du média de diffusion |
- Gestion du rapport entre les données et la mise en page.
- Gestion automatique de l'espace en fonction de la taille des caractères et de la quantité de texte.
- Adaptation automatique du contenant au contenu.
- Remise en forme du contenu par l'application de polices et de couleurs.
- Ajout automatique d'images aux documents.
- Ajout de codes barre sur les documents
- « Data mapping » (on s’appuie sur les données pour déterminer le média de diffusion et la mise en page)
- Aiguillage automatique vers le bon média de diffusion (mail, impression laser couleur, fax)
- Gestion d'impression laser couleur recto/verso
- Gestion de la mise sous pli (regroupements, codes OMR)
- Gestion d’archivage et d’indexation des documents (données d’indexation capturées dans vos factures sortantes)
- Accès à la copie PDF directement à partir de votre application de gestion (connecteurs) ou de votre application GED
- Suppression du temps de classement
- Suppression du temps recherche et de réédition des copies
- Possibilité de mettre en place un archivage Web permettant aux clients de consulter directement leurs factures
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| Les Bénéfices de l’Output-Management et de l’archivage automatique des factures sortantes |
Gains dans la gestion des impressions :
- Mise sous plis plus rapide
- Possibilité de regrouper les spools d’impression
- Elimination du coût des pré-imprimés
- Possibilité de changer la mise en forme (logos, images, couleurs polices) sans refaire l’ensemble des documents et sans acheter de nouveaux pré-imprimés
- Gestion fluide, fiable et rapide des impressions sur une ou plusieurs imprimantes
Élimination du support papier pour les clients qui l’acceptent :
- Envoi par fax
- Envoi par mail
- Publication sur un portail Web
- Suppression de tous les frais liés à l’impression
Amélioration de la relation client :
L’amélioration du service client est un bonus difficile à quantifier.
En effet, difficile de savoir quelle valeur donner à :
- des documents clairs avec une mise en forme de qualité
- des documents qui correspondent aux besoins uniques de chaque client
- un archivage Web permettant aux clients de consulter directement leurs factures
- une rapidité pour répondre aux demandes d’assistance et aux réclamations
- une copie PDF de chaque document disponible immédiatement pour chaque client qui la réclame
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