GED : "Gestion Électronique de Documents". Logiciel permettant de classer, retrouver et gérer les copies numériques des documents.
GEIDE : "Gestion Électronique de Documents et d'Informations Existants". Cette modernisation de l'acronyme GED vise à renforcer l'association entre la notion de gestion d'information et celle de gestion documentaire. Ce qui traduit l'évolution des logiciels de gestion documentaire dés lors qu'ils intègrent des fonctionnalités permettant d'exploiter les documents en tant que vecteurs de l'Information (workflow, alertes, filtres, annotations...).
BPM : "Business Process Management" littéralement traductible de l'Anglais par "Gestion des Processus Métier". Désigne la modélisation et la gestion des procédures ou routines de travail qui permettent d'atteindre les objectifs d'une organisation.
Workflow :
de l'Anglais "flux de travail". Désigne la modélisation et le suivi des tâches à accomplir : procédures organisationnelles, historiques des actions et échanges d'informations entre les personnes impliquées (commentaires, notes).
Un workflow intégré à une GED /GEIDE permet de formaliser et de systématiser les procédures de travail autour des documents.
SAE : Système d'Archivage Electronique
ISO 14641-1 (NF Z42-013) :
Norme qui énumère les mesures techniques et organisationnelles pour mettre en œuvre un système d'archivage électronique à vocation probatoire.
ECM : Entreprise Content-Management : la gestion des contenus pour les entreprises. Cela couvre toute l'information véhiculée sur les documents entrants, les documents sortants, les documents internes et les publications : capture, acquisition, création, composition, diffusion, partage...
Input-Management : Gestion automatisée des documents entrants (documents reçus par fax, par e-mail ou par courrier). Peut couvrir à la fois les solutions logicielles (RAD/LAD, OCR, GED/GEIDE...) et le matériel nécessaire (scanners, serveurs de fax...).
OCR :
Optical
Character
Recognition soit en français "Reconnaissance Optique de Charactères"
Processus de reconnaissance des textes sur les documents scannés. Les scanners produisent une image numérique des documents. L'OCR convertit les écritures dactylographies visibles sur ces images de document en données alphanumériques exploitables par des logiciels (traitements de textes, logiciels d'indexation, etc.).
LAD : "Lecture automatique de Documents". Solution logicielle permettant la lecture des information dactylographiée recueillies sur des document imprimés, des Fax ou d'autres formats électroniques. La LAD utilise des moteurs OCR (Optical Character Recognition).
RAD : "Reconnaissance Automatique de Documents". Solution logicielle permettant de reconnaître un document en fonction de sa mise en page, des images, des textes et des informations numériques présentes sur ce document.
Indexation multicritère : Classement de chaque document avec plusieurs index. Les index peuvent être des dates, des valeurs numériques, des valeurs alphanumériques. Ces index renseignent des catégories de classement généralement désignées par le terme « critères ».
Le tableau ci-dessous présente des exemples de critères et d'index pour des documents sélectionnés avec la requête
Type Document = "facture" ET (01/01/2007 < Date facture > 31/12/2007)
les critères d'indexation : |
Date facture |
Nom Client |
Montant HT |
Réf. Fact. |
Type Document |
les index d'un document : |
20/01/2007 |
Banque CIF |
230 € |
140572 |
facture |
les index d'un document : |
30/08/2007 |
Sté Dupont |
56 € |
140573 |
facture |
les index d'un document : |
10/09/2007 |
Sté Durant |
120 € |
140574 |
facture |
les index d'un document : |
25/05/2007 |
Sté Dupont |
220 € |
140575 |
facture |
Dématérialisation : La dématérialisation des documents désigne tout simplement le remplacement du support papier par un fichier électronique. Pour une entreprise la dématérialisation peut concerner les « documents sortants » c’est à dire les document destinés à être envoyés aux clients et dont une grosse partie est générée avec les logiciels de gestion commerciale (ERP, applicatifs métier, logiciels de facturation…). La dématérialisation peut également concerner les « documents entrants » c’est à dire les documents reçus tels que les factures de fournisseurs, les courriers des clients.
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A) Dématérialisation des documents sortants
La « dématérialisation des documents sortants» consiste à mettre en œuvre soit une solution EDI (Echange de Données Informatiques), soit une solution de diffusion des documents par e-mail. Généralement les documents sont transmis à leurs destinataires respectifs sous forme de pièces jointes au format PDF. Ces documents PDF pourront être signés électroniquement ; ce qui permet de les sceller pour garantir leur intégrité et pour prévoir les applications légales sans dépendre obligatoirement d'une tierce partie.
B) Dématérialisation des documents entrants
La « dématérialisation des documents entrants» consiste à numériser (avec un scanner) les documents reçus au format papier (courriers ou imprimés tels que factures, bons de commande, bons de livraison…) et à conserver la copie électronique. Les copies électroniques seront généralement conservées au format PDF. Dans la majorité des cas, la dématérialisation est entreprise avec la mise en œuvre d’une GEIDE car celle-ci apporte une efficience aux niveaux de l’archivage tout en introduisant des fonctionnalités supplémentaires telles que l’indexation multicritère des documents et le workflow documentaire. Avec la GEIDE, la dématérialisation des documents permet de cumuler plusieurs avantages :
- optimiser et fiabiliser les procédures de traitement des factures de fournisseurs et des courriers des clients ;
- faciliter le lien entre les documents archivés et les données gérées dans les applicatifs métier ;
- faciliter l’accès aux documents et la connaissance des traitements déjà effectués ;
- sécuriser l’accès aux documents ;
- limiter la consultation de certains documents aux personnes concernées ;
- améliorer la flexibilité en facilitant l’accès aux documents nécessaires pour chaque poste de travail. |
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PDF : Format de Document Portable
(en anglais, Portable Document Format) créé par Adobe™. Ce format permet de sortir les documents électroniques (communément désignés par Documents PDF) sur différentes imprimantes tout en respectant la mise en page.
PDF/A : Désigne les PDF d’archivage définis par la norme ISO 19005-1. Ces formats sont surtout destinés à encapsuler, dans le fichier, tous les éléments utiles à la lecture du document (polices, images, espace colorimétrique) et à garantir que le document pourra être restitué à l'identique dans les années à venir sans aucune dépendance vis à vis de lecteurs propriétaires ou d'objets externes.
Versioning : conservation des modifications successives apportées à un document.
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