Lexique de la GED (gestion électronique de documents)

Lexique de la GED et de l'Éditique

GED : "Gestion Électronique de Documents". Logiciel permettant de classer, retrouver et gérer les copies numériques des documents.

GEIDE : "Gestion Électronique de Documents et d'Informations Existants". Cette modernisation de l'acronyme GED vise à renforcer l'association entre la notion de gestion d'information et celle de gestion documentaire. Ce qui traduit l'évolution des logiciels de gestion documentaire dés lors qu'ils intégrent des fonctionnalités permettant d'exploiter les documents en tant que vecteurs de l'Information (workflow, alertes, filtres, annotations...).

BPM : "Business Process Management" littéralement traductible de l'Anglais par "Gestion des Processus Métier". Désigne la modélisation et la gestion des procédures ou routines de travail qui permettent d'atteindre les objectifs d'une organisation.

Workflow : littéralement traduisible de l'Anglais par "flux de travail". Désigne la modèlisation et le suivi des tâches à accomplir : procédures organisationnelles, historiques des actions et échanges d'informations entre les personnes impliquées (commentaires, notes). Un workflow intégré à une GED /GEIDE permet de formaliser et de systématiser les procédures de travail autour des documents.

NF Z42-013 : Norme AFNOR qui formalise les process destinés à rendre les archives électroniques probantes (archivage légal).

ECM : Entreprise Content-Management : la gestion des contenus pour les entreprises. Cela couvre toute l'information véhiculée sur les documents entrants, les documents sortants, les documents internes et les publications : capture, acquisition, création, composition, diffusion, partage...

Éditique : Gestion paramétrable de la composition des documents et de leur diffusion sur les supports appropriés (imprimés, étiquettes, e-mails, fax, archives PDF, publications web...). Les logiciels éditiques automatisent la personnalisation et le routage des documents édités avec les applicatifs en fonction des données présentes dans les pages du flux d'origine; flux qui peut se présenter sous forme de spools, de fichiers d'édition, de documents PDF ou de fichiers plats.

Output-Management : taduction "Gestion des sorties/documents sortants" anglicisme couramment utilisé dans le jargon informatique pour désigner des fonctions similaires à celle du mot Editique.

Transpromo : néologisme résultant de la contraction des termes "transactionnel" et "promotion" qui désigne l'insertion de messages ou d'encarts promotionnels ciblés dans les documents transactionnels édités avec les applicatifs de gestion commerciale (factures, bons de commande, extraits de comptes bancaires...).

Fonds de page électroniques (overlay) : Solutions logicielles de mise en forme des documents édités par les applicatifs de gestion (ERP ou autres). A l'origine, les fonds de page électroniques étaient destinés à remplacer les pré-imprimés. Aujourd'hui certaines solutions éditiques permettent d'appeler de manière conditionnelle différents fonds de page afin composer des documents personnalisés avec des entêtes, des pieds de pages, des versos sélectionnés en fonction des données.

Input-Management : Gestion automatisée des documents entrants (documents reçus par fax, par e-mail ou par courrier). Peut couvrir à la fois les solutions logicielles (RAD/LAD, OCR, GED/GEIDE...) et le matériel nécessaire (scanners, serveurs de fax...).

LAD : "Lecture automatique de Documents". Solution logicielle permettant la lecture des information dactylographiée recueillies sur des document imprimés, des Fax ou d'autres formats électroniques. La LAD utilise des moteurs OCR (Optical Character Recognition).

RAD : "Reconnaissance Automatique de Documents". Solution logicielle permettant de reconnaître un document en fonction de sa mise en page, des images, des textes et des informations numériques présentes sur ce document.

Indexation multicritère : Classement des documents avec des index. Les index peuvent être des dates, des valeurs numériques, des valeurs alphanumériques. Ces index renseignent des catégories de classement généralement désignées par le terme « critères ». L'indexation est nécessaire pour permettre la collecte des documents archivés avec des recherches croisées (recherches multicritères).

Le tableau en exemple ci-dessous présente des index pour des documents sélectionnés
avec la requête Type Document = "facture" ET (01/01/2007 < Date facture > 31/12/2007)

Critères :	Date facture	Nom Client	Montant HT	Réf. Fact.	Type Document
les index :	20/01/2007	Banque CIF	230 €	140572	facture
les index :	30/08/2007	Sté Dupont	56 €	140573	facture
les index :	10/09/2007	Sté Durant	120 €	140574	facture
les index :	25/05/2007	Sté Dupont	220 €	140575	facture

PDL : Langage de description de page (en anglais, Page Description Language) parmi lesquels : AFP, IPDS, PCL, Postscript, PDF, ZPL ... Ces langages de description de page, également appelés protocoles d'impression sont envoyés au imprimantes via le spool (file d'impression).

Spool : Désigne un fichier d'édition envoyé vers un périphérique d'impression (imprimante). Le spool regroupe l'ensemble des ordres que l'imprimante doit exécuter pour mener à bien l'impression d'un ou plusieurs documents... lire la suite

PDF : Format de Document Portable (en anglais, Portable Document Format) créé par Adobe™. Ce format permet de sortir les documents électroniques (communément désignés par Documents PDF) sur différentes imprimantes tout en respectant la mise en page.

PDF/A : Désigne les PDF d’archivage définis par la norme ISO 19005-1. Ces formats sont surtout destinés à encapsuler, dans le fichier, tous les éléments utiles à la lecture du document (polices, images, espace colorimétrique) et à garantir que le document pourra être restitué à l'identique dans les années à venir sans aucune dépendance vis à vis de lecteurs propriétaires ou d'objets externes.

AFP : Fonctions Avancées de Présentation (en anglais, Advanced Function Presentation). Désigne un format de spool créé à l'origine par IBM.

PCL : "Printer Control Language" traduisible par "Langage de Pilotage des Imprimantes" . Ce language, créé à l'origine par Hewlett-Packard™, est devenu un standard et les professionnels de l'informatique utilisent couramment le terme "spools PCL".

IPDS : flot d'impression intelligent (en anglais, Intelligent Printer Data Stream)

ZPL : (en anglais, Zebra Programming Language)

OMR : Marques Optiques de Reconnaissance (en anglais, Optical Mark Recognition) composé de traits horizontaux interprétés par les machines de mise sous pli pour le regroupement de plusieurs documents sous une même enveloppe (regroupement par destinataire).

Post-composition : tri, regroupement, ajout de pages, éclatement...