L'archivage automatique des éditions pour logiciels de gestion

Les documents produits par les logiciels de gestion (ERP, PGI, applicatifs, GESCOM, GESPROD, et autres progiciels) peuvent être archivés et classés (indexation) dans une gestion électronique de documents. Les progiciels FORMARCHIVES ( iSeries) et FORMINDEXEUR (Windows /Unix ) sont destinés à créer les index d'archivage suivant le principe du "DATA MAPPING" avec les données des spools et des fichiers d'édition. Une fois indexées, les archives peuvent être rendues accessibles sur le réseau local de l'entreprise, son intranet ou via le web. FORMARCHIVES ET FORMINDEXEUR sont principalement utilisés pour l'archivage des documents sortants comme les factures ou les fiches de paie dont la copie PDF sera classée au moment de l'édition.

Réplication des droits de consultation
Les documents contenus dans la base de données sont généralement associés à des autorisations d'accès (accréditations de consultation par utilisateur et mot de passe). La diffusion de ces documents, au travers d'un réseau, implique de conserver les droits pour assurer la confidentialité. Parmi les index, on recueillera donc les droits d'accès dossier par dossier, document par document, voire même page par page.

Pages indexées individuellement pour une archive PDF de plusieurs pages
Fréquement les spools archivés en PDF ou les fichiers d'édition archivés en PDF regroupent plusieurs documents. Chaque page de l'archive PDF peut être un document à part entière avec ses index et ses droits d'accès propres. Au moment de l'édition, chaque page est classée avec ses propres critères d'indexation et ses autorisations de consultation. Les accréditations et les index de classement de chaque page ou séries de pages (page range) sont conservés même si l'archive PDF regroupe l'ensemble des pages éditées. La solution de GED doit pouvoir respecter les droits et extraire uniquement les pages concernées ; c'est le cas de FORMVISUALL.


L'archivage et l'indexation en masse des factures et télécopies

Les documents entrants comme les factures imprimées et les fax reçus par les entreprises sont généralement nombreux. Quand leur quantité est suffisamment importante, il peut devenir judicieux d'envisager d'automatiser une partie des traitements de classement et d'archivage avec une solution de reconnaissance et de lecture automatique afin de les convertir en PDF et de les classer de manière automatique. La lecture automatique permettra, dans certains cas, de réaliser une pré-saisie des données du documents pour votre logiciel de gestion.

Reconnaissance Automatique de Documents (RAD)
Pour des documents dont la mise en forme est connue, le passage au scanner permet, à fois d'archiver la copie électronique du document et d'indexer automatiquement en fonction d'un certain nombre d'éléments distinctifs reconnus (logo fournisseur, mention «facture», N° de facture etc.) avec

Idem pour les fax
Avec les mêmes outils d'indexation ou de lecture automatique les télécopies peuvent être archivées et classées (si il s'agit de documents structurés dont la mise en forme est connue).

La Lecture automatique de documents par LAD
Si on veut remonter le contenu complet des documents structurés entrants au système d'information en place, il faut plutôt envisager un procédé de lecture qui non seulement reconnaisse le document mais soit aussi capable de recueillir les données comptables imprimées dessus. On fera alors appel à progiciel de Lecture Automatique de Documents (LAD) qui fonctionnera en liaison avec un logiciel d'OCR (voir FORMLADg).


L'archivage et l'indexation automatique des documents bureautiques

Les travaux bureautiques sous WORD ou EXCEL s'inscrivent généralement dans une mise en page type qui sert de modèle. La structure du document (pied de page, entête) va permettre de trouver les critères d'indexation automatique. Au moment de l'édition, il pourra être archivé et classé en tâche de fond.