Numérisation, vidéo-codage et indexation assistés

La numérisation (avec les scanners) est bien encadrée pour éviter les erreurs et permettre de reprendre un travail interrompu. Pour ce faire, la conservation des documents, en préalable à leur indexation, a lieu dans un répertoire propre à l’utilisateur. Les documents scannés peuvent être visualisés à chaque étape pour faciliter l'assemblage des pages, le vidéo-codage et l'indexation. Après validation de l'utilisateur, les documents sont automatiquement convertis au format PDF et enregistrés au bon endroit sur le serveur de l'entreprise évitant ainsi les erreurs de manipulation dont pourrait résulter une perte de documents. Avec certains modules complémentaires, il est possible d'automatiser la reconnaissance, l'archivage et l'indexation des documents numérisés.


Visualisation et corrections avant archivage

Les images de scan peuvent être visualisées (zoom possible) et sélectionnées pour pivoter les pages qui ont été numérisées à l'envers et pour assembler les pages appartenant au même document.

Assemblage des pages

Les pages destinées à être regroupées dans un seul document PDF peuvent être indexées individuellement si nécessaire. Des modules complémentaires permettent d'automatiser l'assemblage des pages d'un document par la reconnaissance et la lecture automatique d'éléments de séparation (éléments de rupture identifiables, pages de garde, codes-barres, etc.)

Vidéo-codage

L'ergonomie de vidéo-codage facilite et fiabilise l'indexation manuelle avec l’affichage du document durant l'indexation.
La saisie des index est réalisée avec des menus de sélection qui font apparaître les index déjà enregistrés tout en permettant la saisie d'une nouvelle valeur.

Archivage des travaux bureautiques, des e-mails et des télécopies

Vous pouvez archiver manuellement tous les documents courants : travaux bureautiques, e-mails ou télécopies. Avec les modules complémentaires, il est possible d'automatiser l'indexation de ces documents au moment de l'enregistrement au format PDF.

Indexation multicritère

Dans le paramétrage d’un type de document, vous déterminez des critères de classement qui se matérialisent sous la forme de nouveaux champs de saisie sur l’interface d’indexation et de nouveaux onglets sur le moteur de recherche. Au moment du classement d’un document, vous renseignez les champs de saisie qui correspondent aux critères de classement avec les index (mots clés, dates ou valeurs). Sur l'interface de vidéo-codage, ces champs s’ouvrent à la façon d’un menu déroulant en offrant la possibilité d’accéder directement à un index de classement déjà saisi auparavant. FORMVISUALL est paramétrable en fonction de plusieurs méthodes d’indexation différentes.

Droits de consultation paramétrables (confidentialité)

Un système d’accréditations gère précisément les droits d’accès de chaque utilisateur. Basée sur les critères d’indexation ou les dossiers d’appartenance (codes archives), cette sécurisation garantit un travail collaboratif efficace dans le respect de la confidentialité. FORMVISUALL permet également de créer des clauses SQL pour interdire l’accès d’un utilisateur à des documents précis. Ces clauses peuvent être établies en fonction de tous les critères d’indexation croisés (y compris les intervalles de dates). Avec FORMVISUALL l’information circule bien car tous les collaborateurs ont accès aux documents qui les concernent.

Simplicité et visibilité dans la recherche de documents

Le moteur est une interface simple pour interroger des bases documentaires de façon visuelle (accessible à tout public sans connaissance technique particulière). La recherche est facilitée par un système d'onglets qui aménage l'espace pour une composition conviviale des requêtes de recherches multicritères : les sélections et exclusions de mots clés, de valeur ou d'intervalles de dates sont composées sur un seul écran grâce à un ingénieux système d'onglets qui offre un accès direct à chaque critère de classement .

Chaque onglet correspond à un critère et ouvre une interface conçue pour :
- naviguer dans la liste des index du critère et mettre les sélections dans un panier ;
- créer des conditions sur ce critère (égal à, contenant, différent de, inférieur à, supérieur à, entre x et y).

Les recherches peuvent donc être composées en toute simplicité avec des conditions précises établies pour différents critères (recherche croisées/multicritères)

Listes de collecte interactives

A chaque recherche, une liste interactive présente l'ensemble des documents trouvés pour permettre de visualiser et d'affiner la sélection si nécessaire. Ces listes de collecte permettent de regrouper, de réordonner et d'affiner la sélection des documents trouvés.


Vues arborescentes

Des vues arborescentes peuvent être affichées. Il s'agit d'arborescences virtuelles qui permettent d'afficher les documents comme s'ils étaient classés dans des répertoires et sous-répertoires (l'arborescence respecte l'ordre des critères d'indexation).

Copie des archives et des index sur supports nomades (CD, DVD ou clés USB)

Les dossiers constitués à partir d’une recherche peuvent être copiés sur des supports nomades (CD, DVD ou clés USB) qui embarquent les archives PDF, les index de classement et le «reader» PDF. La recherche et la consultation sur ces supports est possible à partir de n'importe quel portable ou PC. Les CD/DVD peuvent être protégés par un mot de passe.

Envoi des documents par e-mail

La copie PDF des documents collectés dans une recherche peut être envoyée par e-mail directement depuis l’interface de FORMVISUALL.

Annotation des documents type « post-it »

Un post-it virtuel permet de passer des messages au moment où le document est visualisé dans FORMVISUALL (sans modifier le document lui-même).


Workflow de validation (suivi du traitement d'un document)

La mise en oeuvre d'un système d'information collaboratif commence par la modélisation des processus à automatiser. Pour chaque étape du travail à effectuer, il faudra déterminer qui fait quoi par rapport à un document. Le Workflow documentaire intégré à FORMVISUALL est paramétrable pour chaque type de document afin d’épouser les différentes procédures organisationnelles. L’objectif et de tracer les actions ou les validations des utilisateurs qui interagissent avec les documents pour faciliter un travail d'équipe dans l’entreprise.

Un système de sémaphores (rouge, vert ou neutre) permet de connaître instantanément les actions, les décisions et les événements intervenus ou en attente concernant un document (en fonction des schémas d'organisation mis en place). Le passage du rouge au vert nécessite la validation du responsable ou du groupe de responsables concerné (sécurisé avec identifiant et mot de passe). Plusieurs demandes de validation en chaîne peuvent être paramétrées pour un même type de document. Ce workflow de validation renforce l'implication des personnes concernées par les décisions à prendre et les tâches à accomplir. En fonction des procédures déterminées pour un type de document, les utilisateurs pourront donner un feu vert visible par leurs collègues. A chaque étape, les feux verts pourront être déclenchés par un utilisateur ou par un groupe d’utilisateurs.

Ce partage de l'information, que le worflow optimise, doit cependant permettre de respecter la confidentialité. FORMVISUALL intègre, à cet effet, une sécurisation complète et paramétrable. Les utilisateurs n’auront accès qu’aux informations qui les concernent.


Alertes (notifications par e-mail)

Les responsables sont avertis de la présence d'un document qui les concerne et nécessite leur approbation dans le workflow (action à réaliser ou décision à prendre à une étape donnée du schéma d'organisation).