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• Capture et indexation manuelle assistés (automatismes ergonomiques) :
La numérisation est bien encadrée pour éviter les erreurs et permettre de reprendre un travail interrompu. Pour ce faire, la conservation des documents, en préalable à leur indexation, a lieu dans un répertoire propre à l’utilisateur. Les documents sont nommés et stockés automatiquement au bon endroit. Les documents mémorisés de la sorte pourront très bien être regroupés dans un seul fichier PDF de plusieurs pages (les pages de ce PDF peuvent être indexées individuellement.) L’ergonomique du logiciel facilite le travail de classement avec des présélections réactives à la saisie. Les documents scannés peuvent être visualisés à chaque étape. Après validation de l'utilisateur, les documents sont automatiquement convertis au format PDF et enregistrés au bon endroit sur le serveur de document (ce serveur peut être un simple PC).
• Visualisation et corrections avant indexation :
Les documents scannés peuvent être visualisés (zoom possible) pour vérifier que le passage au scanner s'est bien déroulé. Si le document a été scanné dans le mauvais sens, des boutons permettent de le pivoter avant de l'enregistrer.
• Classement et recherche suivant vos critères et vos méthodes :
FORMVISUALL est paramétrable en fonction de plusieurs méthodes d’archivage différentes pour s'adapter aux différents services d'un entreprise ou d'une administration. Ce paramétrage s'effectue en fonction des critères de classement utiles à l'organisation.
• Classements multicritères :
Dans le paramétrage d’un type de document, vous déterminez des critères de classement qui se matérialisent sous la forme de nouveaux menus déroulants sur l’interface d’indexation et de nouveaux onglets sur le moteur de recherche. Au moment du classement d’un document, vous renseignez les champs de saisie avec les index (mots clés, dates ou valeurs) correspondants aux critères que vous avez choisis. Ces champs s’ouvrent à la façon d’un menu déroulant en offrant la possibilité d’accéder directement à un index de classement préexistant ou d'en saisir un nouveau.
• Simplicité et visibilité dans les recherches :
Le moteur de recherche est avant tout une interface simple pour interroger des bases documentaires de façon visuelle (sans connaissance technique particulière). Les recherches peuvent être complexes (croisement de critères, recherches ou exclusions par mots, valeurs ou intervalles de dates). Mais l'utilisateur ne s'en aperçoit pas tant l'ergonomie a été réfléchie. Les sélections et exclusions de mots clés, de valeur ou d'intervalles de dates sont composées sur un seul écran grâce à un ingénieux système d'onglets qui offre un accès direct à chaque critère de classement. Cette interface est conçue pour être accessible à tout public sans limiter la richesse fonctionnelle
• Recherches multicritères intuitives et ergonomiques :
La recherche est facilitée par un système d'onglets, qui aménage l'espace pour une sélection progressive et intuitive des index de recherche en maintenant la visibilité.
Les requêtes croisées peuvent être riches mais sont scénarisées en toute simplicité onglet après onglet. Les requêtes sont mémorisées durant la session et peuvent être sauvegardées pour un usage répété dans des sessions ultérieures.
Chaque critère correspond à un onglet qui ouvre une interface conçue pour :
- naviguer dans la liste des index du critère et mettre les sélections dans un panier.
- créer des conditions sur ce critère (« contenant xxx », « différent de xxx », « > à xxx », « < à xxx », « entre xxx et yyy »)
Une requête multicritère se scénarise dont onglet par onglet (elle est mémorisée pour chaque onglet).
Les conditions de sélection pour un « critère » se cumulent suivant une logique booléenne avec des « OU » inclusifs.
Les sélections faites pour plusieurs critères limitent la sélection suivant une logique booléenne avec des « ET ».
Cette ergonomie permet aussi d'exclure facilement des documents de la collecte avec une vision claire sur ce que l'on fait à chaque étape.
• Visibilité grâce aux listes de collecte interactives :
FORMVISUALL apporte en outre une bonne visibilité sur l'ensemble des documents trouvés en affichant une liste de collecte pour chaque recherche. Cette liste de documents trouvés apporte une visibilité d'ensemble et la possibilité d'affiner la recherche en sélectionnant des lignes de résultats à la souris. A partir de cette liste, on sélectionne tout ou partie des documents trouvés et on passe ensuite à l'affichage des documents PDF. Les principales colonnes de cette liste correspondent aux critères de classement et contiennent les index. Cette liste peut être ordonnée par colonne pour regrouper les lignes en fonction d’un index pour une meilleure lisibilité.
• Consultation en réseau :
Les PCs équipés de FORMVISUALL offrent l’accès au documents indexés qui sont archivés sur un serveur de documents (il peut y avoir plusieurs serveurs de documents sur le réseau et un simple PC peut servir de serveur de documents). Les utilisateurs se connectent en session avec un code utilisateur et un mot de passe avec des droits personnalisés.
• Droits de consultation paramétrables (confidentialité) :
La mise à disposition des documents implique généralement la création de règles destinées àprotéger la confidentialité sur tout ou partie de certains documents. Un système d’accréditation gère précisément les droits d’accès de chacun de vos collaborateurs. Basée sur les critères d’indexation, ou le dossier d’appartenance (code archives) cette sécurisation vous garantit un travail collaboratif efficace dans le respect de la confidentialité. Vous déterminez les autorisations par type de dossier ou type de document pour chacun de vos collaborateurs. Les droits de chaque utilisateur sont définis en fonction du code utilisateur et du mot de passe. Un même utilisateur peut donc se connecter à partir de n’importe quel poste de votre réseau équipé de FORMVISUALL pour la consultation.
• Copie des archives et des index sur CD-ROMs nomades :
Les CD et DVD gravés avec FORMVISUALL embarquent les archives PDF, les index de classement et le « viewer» PDF et les droits de consultation. La recherche et la consultation sur les CD et DVD est possible sur n'importe quel portable ou PC, sans installation de logiciel.
• Envoi des documents par mail :
La copie PDF des documents collectés dans une recherche peuvent être envoyé par mail directement depuis l’interface de FORMVISUALL.
• Workflow de validation (suivi du traitement d'un document) :
Un système de sémaphores (rouge ou vert) permet de connaître instantanément les actions, les décisions et les événements intervenus ou en attente concernant un document (en fonction des schémas d'organisation mis en place). Le passage du rouge au vert nécessite la validation du responsable ou du groupe de responsables concerné (sécurisé avec identifiant et mot de passe). Plusieurs sémaphores peuvent être paramétrés pour un même type de document (quand plusieurs décisions doivent avoir lieu à chaque fois qu'un document est passé dans le workflow). Ce workflow de validation apporte une responsabilisation de la personne ou du groupe concerné par les décisions à prendre ou les actions à entreprendre en rapport avec un document.
• Annotation des documents type « post-it » :
Une annotation comparable à un « post-it » permet de passer des messages au moment où les documents sont visualisés dans FORMVISUALL.
• Alertes par e-mail
En fonction des index saisis dans les catégories de classement, des alertes par e-mails pourront être déclenchées de manière conditionnelles pour informer les utilisateurs concernés par la lecture d’un courrier précis. Un lien présent dans chacun de ces e-mails permet d’accéder directement au courrier à prendre en considération.
• Signature électronique
Permet au lecteur d'identifier la personne qui a apposé sa signature et garantit que le document n'a pas été altéré.
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