Lecture conditionnelle de l'e-mail ou du numéro de fax pour chaque document du flux PDF et émission automatique vers les destinataires; Remise en forme et enrichissement graphique de chaque PDF en fonction des données (personnalisation); Gestion de l'impression sur telle ou telle imprimante en fonction des données.

Envoi automatique des documents PDF

De nombreuses entreprises possèdent des logiciels de gestion à partir desquels elles éditent les états (factures, bons de commande et autres documents transactionnels) au format PDF. Mais la plupart de ces logiciels ne permettent pas d’automatiser l’envoi des documents à leurs destinataires. FORMULP scrute un répertoire du réseau à intervalles réguliers. Quand un nouveau PDF est déposé dans ce répertoire, FORMULP lit l’adresse e-mail ou le numéro de télécopie et gère l’émission du document (avec FORMFAX et/ou FORMNET en complément).

Reconnaissance et Lecture Automatique des documents PDF (RAD/LAD)

FORMULP reconnaît les documents en fonction de leur mise en forme. Il suffit que le modèle de document soit identifié pour déclencher la lecture automatique d’une adresse e-mail ou d’un numéro de télécopie inscrit dans le PDF.

Fonctionnalités RAD/LAD :
• identification du modèle/type de document à partir de sa forme ;
• Lecture conditionnelle pour recueillir les données nécessaires telles que l’adresse e-mail ou le numéro de fax.

Une interface visuelle et intuitive pour paramétrer la reconnaissance et la lecture

FORMULP dispose d’une interface visuelle et intuitive permettant d'afficher un ensemble de PDFs pour paramétrer les actions à déclencher en fonction de la lecture automatique.

Traitement des fichiers PDF multi-destinataires

Les documents envoyés par FORMULP peuvent être, par exemple, l’ensemble des factures enregistrées à la file dans un seul fichier PDF. C’est un cas que l’on rencontre fréquemment pour les files d’impression (spools) enregistrées en PDF lors d’une édition de factures à partir d’un ERP. FORMULP traite également les documents PDF unitaires.

Utilisations en automatique ou en semi-automatique en fonction des besoins

En semi-automatique les utilisateurs peuvent visualiser les documents PDF afin de les contrôler avant de valider l’envoi. En automatique, les PDFs produits par le logiciel de gestion (ERP/PGI ou autre) sont enregistrés directement dans le répertoire d’envoi (le répertoire d’envoi est un dossier partagé du réseau scruté par FORMULP ).

Gestion des documents non reconnus

Les documents non reconnus sont automatiquement déplacés dans un autre répertoire à partir duquel différentes actions sont possibles : paramétrage de la reconnaissance de ce document, traitement manuel, etc.

FORMULP© gère l’émission par e-mail (avec FORMNET© en complément) Fonctionnalités de FORMNET© : Envoi du PDF en pièce jointe à chaque destinataire ; Demandes d’accusé de réception paramétrables. Pré-requis : un serveur SMTP disponible.

FORMULP© gère l’émission par fax (avec FORMFAX© en complément) Fonctionnalités de FORMFAX© : Journal des envois ; Automate de gestion des erreurs ; Centralisation et gestion des transmissions ; Demandes d’accusé de réception paramétrables. Pré-requis : un serveur de fax ou un simple modem relié à une ligne téléphonique disponible.