Un logiciel de gestion électronique de documents doit permettra de faciliter les tâches courantes au travers de fonctionnalités ergonomiques : 
  Collecter des documents par des moyens simples (moteur de recherche, sélection interactive des résultats) ;
  Offrir une visibilité d’ensemble sur les documents collectés ;
  Respecter les règles de confidentialité ;
  Mémoriser les requêtes associées aux recherches routinières ;
  Faciliter et accélérer l’indexation manuelle par un système de vidéo-codage qui offre une bonne visibilité ;
  Transmettre des notes et des informations en rapport avec les documents ;
  Suivre les actions et les décisions liées à un type de documents avec un workflow intégré ;
  Alerter les utilisateurs quand un nouveau document doit être pris en compte (indexation/classement manuel, décision dans le workflow, etc.) ;
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