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Agence NORD :
Le Prieuré
67, rue Verte
59200 TOURCOING
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www.devhorizon.net
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| Dématérialisation de factures <- |
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Les avantages de la dématérialisation des factures
- Automatisation de la saisie des factures reçues ou de leur indexation (factures fournisseurs) ;
- Visibilité sur tous les documents liés à une facture (rapprochements par index) ;
- Diminution ou suppression des frais d’impression, de mise sous pli et d’expédition (factures clients).
Tels peuvent être les avantages de la dématérialisation des factures. Pour en tirer le meilleur bénéfice, les systèmes d'information peuvent être complétés avec des logiciels de gestion et de valorisation des factures sortantes et des factures reçues. L'offre logicielle de FORMULARY-SUITE étant modulaire, il est permis de procéder progressivement en adoptant, par étapes, les briques logicielles nécessaires. Il est également possible d'aborder d'emblée une approche globale visant une gestion complète des flux transactionnels.
Les logiciels de Reconnaissance et Lecture automatiques de documents de la suite FORMULARY RAD/LAD couvrent une grande variété de besoins liés à la dématérialisation des documents. Les fonctions couvertes vont de la simple indexation des documents entrants par lecture d'un code-barres à la reconnaissance automatique des factures fournisseurs suivie d'une saisie automatique de chaque facture en fonction du modèle reconnu. La reconnaissance des factures ou des autres documents entrants peut s'appuyer sur la présence d'un logo ou de tout autre élément de mise en page comme, par exemple, le fond de page caractéristique d'un formulaire administratif. Les documents entrants traités par les logiciels des la suite FORMULARY sont principalement les documents reçus par fax, les imprimés reçus par courrier et numérisés avec un scanner et les documents PDF. Les logiciels de la suite FORMULARY peuvent être mis à profit pour optimiser la dématérialisation des factures, des bons de livraison, des bons de commande et des questionnaires.
Domaines associées à la dématérialisation de factures
 Gestion Electronique de Documents (gestion des factures avec indexation multicritères) ;
Corrélation des index avec les ERPs/PGIs et logiciels de comptabilité ;
Worflow documentaire (suivi des procédures de traitement des factures) ;
Output-Management (gestion de la mise en forme et de la diffusion des factures) ;
Capture automatique d'informations (indexation multicritères et/ou saisie des écritures comptable) ;
Classement de factures reçues par reconnaissance et indexation automatique (RAD) ;
Saisie automatique des factures par reconnaissance et lecture automatique (RAD/LAD) ;
Saisies automatique des factures dans votre logiciel de finance/comptabilité.
Logiciel de saisie automatique de factures
La plus grande partie des documents entrants est généralement composée des factures fournisseurs, de bons de commandes ou de bons de livraisons dont la mise en forme est stable. Ce sont des documents qui se prêtent à une lecture automatique. Une fois le modèle de document identifié, une lecture automatique est donc possible afin de recueillir les informations utiles.
Le logiciel FormLADg est capable de reconnaître un document à partir de sa mise en page et/ou d’éléments distinctifs tels que logos, codes-barres, textes ou fonds de page. Après reconnaissance du document (RAD), ce logiciel adapte la lecture automatique (LAD) pour recueillir les informations à extraire : N° de facture, Nom du fournisseur ou du destinataire, montant HT, montant TTC, etc. Des scripts de cohérence peuvent être créés comme, par exemple, pour vérifier le ratio entre un montant HT et un montant TTC.
Possibilités et axes de progrès
Réaliser des gains en termes d'organisation, de productivité, de réactivité et de qualité grâce aux copies électroniques des documents qui sont automatiquement corrélées au Système d'Information ou à la Gestion Electronique de Documents (GED/GEIDE).
Pouvoir lancer automatiquement des alertes aux personnes concernées par le traitement d'un documents et suivre l'accomplissement des tâches directement dans le workflow intégré à la GED/GEIDE .
Conserver une copie électronique fiable qui soit la photographie du documents à un moment donné.
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