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Agence NORD :
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| Archivage et Indexation automatique <- |
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| Des solutions d'indexation et d'archivage automatique pour classer et archiver tous les documents reçus et envoyés |
Plusieurs combinaisons de logiciels correspondent aux besoins d'indexation multicritère, de saisie automatique et d'archivage automatique des documents entrants et des documents sortants.
3 types de documents sont à distinguer : |
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Les documents édités avec l'informatique de gestion (états sortants/spools) |
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Les télécopies et imprimés reçus reconnaissables par la mise en page (documents entrants) |
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Les documents bureautiques du type Word™, Excel™ et les e-mails |
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L'archivage automatique des éditions (états/spools)
Les documents produits par les logiciels de gestion (ERPs/PGIs/GPAO, applicatifs de gestion commerciale, gestion de production, et autres progiciels) peuvent être archivés et classés (indexation multicritère, classement arborescent) pour être gérés, par exemple, avec un logiciel GED/GEIDE (gestion électronique de documents).
Les progiciels FORMARCHIVES ( iSeries) et FORMINDEXEUR (Windows /Unix ) sont destinés à créer les index d'archivage suivant le principe du "DATA MAPPING" avec les données des spools et des fichiers d'édition. Une fois indexées, les archives peuvent être rendues accessibles sur le réseau local de l'entreprise, son intranet ou via le web. FORMARCHIVES ET FORMINDEXEUR sont principalement utilisés pour l'archivage des documents/états sortants comme les factures ou les fiches de paie dont la copie PDF sera classée au moment de l'édition (à partir du spool qui est intercepté).
Réplication des droits de consultation
Les documents contenus dans la base de données sont généralement associés à des autorisations d'accès (accréditations de consultation par utilisateur et mot de passe). La diffusion de ces documents, au travers d'un réseau, implique de conserver les droits pour assurer la confidentialité. Parmi les index, on recueillera donc les droits d'accès dossier par dossier, document par document, voire même page par page.
Pages indexées individuellement pour une archive PDF de plusieurs pages
Fréquemment les spools archivés en PDF regroupent plusieurs documents. Chaque page de l'archive PDF peut être un document à part entière avec ses index et ses droits d'accès propres. Au moment de l'édition, chaque page est classée avec ses propres critères d'indexation et ses autorisations de consultation. Les accréditations et les index de classement de chaque page ou de chaque série de pages sont conservés même si l'archive PDF regroupe l'ensemble des pages éditées. La solution de GED doit pouvoir respecter les droits et extraire uniquement les pages concernées ; ce qui est le cas de FORMVISUALL.
L'archivage et l'indexation en masse des factures, e-mails et télécopies reçues
Les documents entrants (documents reçus par les entreprises) comme les factures imprimées et les fax sont généralement nombreux. Quand leur quantité est suffisamment importante, il peut devenir judicieux d'automatiser les traitements de classement, d'indexation et de saisie avec une solution de reconnaissance et de lecture automatique.
Reconnaissance et indexation automatique de documents (RAD)
Pour des documents dont la mise en forme est connue, le passage au scanner permet, à fois d'archiver la copie électronique du document et d'indexer automatiquement en fonction d'un certain nombre d'éléments distinctifs reconnus : logo fournisseur, mention «facture», N° de facture, fond de page, etc. Les imprimés, les télécopies/fax et les documents PDF peuvent être archivés et classés/indexés (s'il s'agit de documents structurés dont la mise en forme est connue.
La Lecture automatique de documents (LAD)
Si l'on veut remonter le contenu complet des documents tels que les factures de fournisseurs au système d'information en place, il faut plutôt envisager un procédé de saisie automatique de documents comme FORMLADg.
L'archivage et l'indexation automatique des documents bureautiques
Les travaux bureautiques sous WORD™ ou EXCEL™ sont généralement produits à partir d'un modèle. Les éléments stables de la mise en page de ce modèle (pied de page, entête, images, fond de page...) vont permettre de trouver les index au sein du document à chaque fois que le modèle sera utilisé. Au moment de l'édition le document pourra être archivé et classé/indexé en tâche de fond.
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