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Agence NORD :
Le Prieuré
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L'archive électronique en tant que preuve pèsera dans la balance.
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| La suite FORMULARY des logiciels adaptables pour "l'archivage légal" ou "archivage probant" |
L’éditeur ADDPI, en tant que membre de l'APROGED et acteur du marché de la dématérialisation, porte un intérêt tout particulier aux demandes qui se situent dans le cadre de ce qu'il est courant de désigner par "archivage légal" c'est à dire la conservation des documents en tant que preuves. Les entreprises, qui restent maîtres d’œuvre en la matière, établissent des cahiers des charges avec ou sans le recours d’organismes spécialisés. En France, ces cahiers des charges sont généralement établis dans le respect du cadre normatif de la NF Z42-013 qui vise à donner une force probante aux systèmes d’archivage électroniques pour répondre aux exigences de la législation. Les logiciels de la suite FORMULARY peuvent être adaptés pour les entreprises dans le cadre qu'elles définiront pour se situer en respect de la NF Z 42-013 et des autres normes pertinentes.
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| L'archivage à vocation probante (NF Z42-013, PDF/A) |
Le cadre législatif
"(...) L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. (...)" ( Article 1316-1 du 1316-1 du code civil).
L’objectif sera donc de répondre aux exigences de la législation française exprimées en termes de « copie fidèle et durable » d’une part et « d’identification et d’intégrité » d’autre part. Mais la loi ne désigne aucun logiciel ni aucun cadre fonctionnel précis susceptible de produire des archives numériques ayant une valeur probante. En effet, le législateur ne s'est pas engagé dans le domaine technique et ce n'est pas son rôle. Il faut, dès lors, se référer à un état de l'art défini par diverses normes, et notamment la NF Z42-013.
La norme NF Z 42-013 un référentiel de conformité
La NF Z 42-013 est publiée par l'AFNOR, organisme officiel français de normalisation qui est membre de l'organisation internationale de normalisation ISO auprès de laquelle cet organisme représente la France. La NF Z 42-013 porte sur les « spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes ». La norme énumère « les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques».
Cette norme offre un référentiel de conformité sur lequel les éditeurs/intégrateurs de logiciels et les entreprises utilisatrices peuvent s’appuyer pour mettre en œuvre un système de gestion électronique de documents probatoire.
La première version de la Z42-013 date de juillet 1999 et plusieurs modernisations sont intervenues depuis. La première version limitait l’usage aux WORM* optiques (CDs/DVDs non réinscriptibles). La dernière révision de la NF Z42-013 est entrée en vigueur par publication au Journal Officiel en février 2009. Cette mise à jour intègre désormais les « WORM logiques » et simplifie la mise en œuvre de la norme pour les entreprises. Cette nouvelle version de la NF Z42-013 admet également les supports réinscriptibles à condition d’utiliser la cryptologie voire la signature électronique.
*WORM : Write Once Read Many désigne les supports de stockage non réinscriptibles. Ces supports permettent l'écriture de données mais ne permettent pas l'effacement. Il est donc possible d'écrire une fois (Write Once) et de lire autant de fois que souhaité (Read Many) sans effacer la donnée écrite.
Se procurer la NF Z 42-013
La norme Z 42-013 est disponible pour tous à un prix abordable sur le site web de l’AFNOR. Etant donné que nous ne sommes pas autorisés à reproduire ce document, nous encourageons donc nos lecteurs à se le procurer en préalable à toute étude sérieuse.
Les formats PDF/A en résumé
La NF Z 42-013 est en partie axée sur la capacité technique à reconstituer toute l’information nécessaire aux usages auxquels le document d’origine était destiné. Les formats PDF/A sont des PDF d’archivage définis par la norme ISO 19005-1. Ces formats sont surtout destinés à encapsuler, dans le fichier, tous les éléments utiles à la lecture du document (polices, images, espaces colorimétriques) et à garantir que le document pourra être restitué à l'identique dans les années à venir sans aucune dépendance vis à vis de lecteurs propriétaires ou d'objets externes.
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