Les données déjà contenues dans la base de données d’un ERP sont structurées. Mais il y a nécessité de structurer les données volatiles véhiculées sur les documents reçus qu’ils soient au format papier ou électronique (e-mail et télécopies). En effet le document reste au cœur de nombreux processus et demeure le support de l’information par excellence. Toute l’activité des entreprises s’exerce au travers des documents que ce soient des bons de commande envoyés, des bons de commande reçus, des factures envoyées, des factures reçues, des bons de livraison ou de simples courriers. Les entreprises qui gèrent des flux documentaires dans des volumes importants sont souvent confrontées à la nécessité de structurer l’information véhiculée sur les documents entrants/reçus. Elles peuvent également avoir besoin de mettre en forme les documents sortants pour leur donner une esthétique valorisante et d’y intégrer les codes-barres qui permettront d’indexer automatiquement les documents retournés.
Les logiciels de la suite FORMULARY offrent des moyens efficaces pour capturer l’information présente sur les documents entrants/reçus au travers de la reconnaissance et de la lecture automatique RAD/LAD ou en facilitant les processus manuels de numérisation, vidéo-codage et indexation. Les solutions de Gestion Electronique de Documents (GED) de la suite FORMULARY s’intègrent aux Systèmes d’Information des entreprises qu’ils soient constitués de logiciels du marché ou issus de développements internes. Les logiciels de la suite FORMULARY offrent également des moyens pour mettre en valeur les documents produits par les ERP et gérer leur diffusion (moteur de composition, gestion automatique de l’impression, Output-Management).
Output-Management
L’Output Management est un processus de composition automatique des documents à partir des éditions natives d’un ERP. C’est à dire un formatage, une mise en forme et un enrichissement des documents suivant un paramétrage établi en fonction des données présentes dans l’édition initiale. Ce qui suppose de pouvoir intégrer tout ce qui peut être nécessaire à l’amélioration du contenu du document : images, codes-barres, fonds de page, appels de polices, etc. Pour être complets, les logiciels d’Output-Management de la suite FOMULARY supportent la gestion d’impression laser recto/verso et la diffusion des documents sous un format électronique (e-mail, fax, archives PDF).
GED/GEIDE intuitive
FORMVISUALL le logiciel de GED/GEIDE proposé au catalogue de la suite FORMULARY est éclectique au niveau des fonctionnalités disponibles et offre une ergonomie sans pareil. Son principal point fort réside dans les astuces de conception qui permettent une utilisation intuitive tout en tirant partie du workflow documentaire intégré à cette GED. Une interface conviviale de vidéo-codage et d’indexation, un moteur de recherche simple et complet, des listes de collectes interactives, une mémorisation des recherches courantes… Ces caractéristiques fonctionnelles ont été pensées pour l’utilisateur afin de lui offrir le meilleur confort de travail possible avec une bonne visibilité d’ensemble. En fonction des besoins de l’entreprise, la richesse des fonctionnalités pourra être exploitée pour rendre le travail efficace : alertes personnalisées, sécurisation, signature électronique, post-it électroniques, exportations pour gravure, workflow… Ces logiciels GED/GEIDE facilitent l’indexation et la recherche des documents en fonction des données de l’entreprise avec des catégories de classement paramétrables. De la sorte, chaque utilisateur retrouve les documents utiles que ce soit directement dans la GED ou au travers de l’ERP pour lequel un connecteur est mis à disposition. Pour une alimentation automatique de la GED/GEIDE avec les documents entrant/reçus, il est possible de faire appel aux solutions de LAD/RAD de la suite FORMULARY.
LAD RAD OCR
La Reconnaissance et la Lecture Automatique de Documents s’inscrivent au catalogue de la suite logicielle FORMULARY au travers de différentes solutions qui offrent de vastes possibilités allant de la lecture questionnaires (QCM) à la saisie automatique de factures en passant par l’indexation automatique de documents via lecture de codes-barres ou par reconnaissance de la mise en forme. Dans le cadre de la LAD-RAD, un moteur OCR est exploité pour capturer et structurer toute l’information véhiculée sur les documents. Les documents en provenance d’un scanner, d’un fax, de la messagerie (…) peuvent être indexés et dispatchés automatiquement au personnes concernées en fonction des données qui y figurent.
Cadres d’utilisation
- Gestion des documents commerciaux (devis, commandes, factures, relances clients,…)
- Gestion des documents qualité
- Gestion des archives légales (documents à valeur probatoire)
- Gestion des documents techniques
- Gestion des documents envoyés (valorisation, enrichissement, diffusion, archivage)
- Archivage/indexation/distribution des documents en provenance d’un scanner, d’un fax, de la messagerie, etc.
- Gestion du courrier reçu (archivage/indexation/distribution)
FORMULARY est une suite logicielle idéale pour les entreprises qui souhaitent avancer progressivement tout en préparant la possibilité, à terme, de gérer l’ensemble des documents liés à leurs activités. Les objectifs peuvent être de simplifier et sécuriser l’accès à l’information, de valoriser le savoir-faire ou d’améliorer la communication et la collaboration.
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